Büroassistent/in EBA

Büroassistentinnen schreiben Briefe, E-Mails, Protokolle, Aktennotizen, Tabellen und Listen. Teilweise verwenden sie dafür Vorlagen und Formulare. Sie haben gute PC-Kenntnisse und setzen moderne Kommunikationsmittel routiniert ein. Sie bedienen Multifunktionsgeräte (Druck/Kopie/Scan/Fax) und sind für deren Wartung verantwortlich.

Büroassistenten kommunizieren mit Kundinnen und Kunden sowie Lieferanten am Telefon oder im direkten Kontakt. Dabei stellen sie ihnen die Produkte und Dienstleistungen des Betriebes vor. Im Gespräch mit ihnen notieren sie deren Wünsche und leiten sie an die zuständige Person weiter. Sie empfangen auch Gäste und begleiten diese zu den gewünschten Personen im Betrieb. Ausserdem planen sie Termine und Anlässe und stellen die benötigten Unterlagen und Dokumentationen zusammen.

Büroassistentinnen sind auch für die Bearbeitung der internen Briefpost verantwortlich. Ausserdem übernehmen sie die Bewirtschaftung des Büromateriallagers selbstständig. In der Buchhaltung führen Büroassistentinnen und Büroassistenten einfache, sich wiederholende Arbeiten aus, z. B. im Zahlungsverkehr oder bei der Abwicklung von Aufträgen durch Bank oder Post. Sie erstellen auch Abrechnungen und Statistiken.

Büroassistenten halten gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz sowie interne Vorgaben zur Archivierung von Daten und Dokumenten (elektronisch oder in Papierform) ein. Diese Arbeiten müssen sie exakt ausführen, damit die archivierten Unterlagen später wiedergefunden werden.